HIUSVIISIKKO cambió el calendario de papel a una versión digital

Hiusviisikko es una peluquería profesional de Vantaa, Finlandia. La empresa se remonta a 20 años atrás con el equipo actual de cinco mujeres que trabajan juntas desde hace 10 años. Hiusviisikko conoció Book Salon en una exposición en 2018, antes de que el primer servicio hubiera sido lanzado. Al grupo le gustó lo que escuchó sobre el nuevo sistema y se interesó por la oportunidad de ayudar a desarrollar el nuevo producto también. El grupo comenzó cambiando su calendario de papel por el calendario de reservas gratuito de Book Salon en 2019. La implementación se hizo a su propio ritmo.

"En primer lugar, se creó un calendario digital junto con el calendario de papel preexistente. Así se pudo hacer el cambio paso a paso". El grupo afirma que todo el proceso fue fácil y lógico.

Hiusviisikko utilizaba antes una configuración muy tradicional: un calendario de papel, una caja registradora anticuada y un terminal de pago independiente. Los principales retos que tenían con este sistema eran:

1. Elaborar un informe mensual con la antigua caja era engorroso y llevaba horas cada mes.

2. La separación de la caja registradora y el terminal de pago implicaba a menudo errores tipográficos, ya que había que introducir las identificaciones de los vendedores en ambos sistemas. Las correcciones de los recibos tenían que hacerse a menudo durante el tiempo libre de los domingos.

3. El servicio de atención al cliente de los proveedores de cajas registradoras y terminales de pago era deficiente en situaciones problemáticas. A menudo había que esperar días para recibir asistencia.

4. Las reservas sólo podían hacerse por teléfono, lo que interrumpía constantemente el trabajo.

El mayor obstáculo para el cambio a la agenda electrónica fue la preocupación de que el servicio no funcionara como es debido, o que el grupo finalmente no supiera utilizarlo. Estas fueron algunas de sus preocupaciones:

• ¿Y si la implantación fuera complicada y nadie supiera utilizarlo?

  • Book Salon es fácil de configurar y utilizar, y ayudamos al cliente en cada paso del camino. Si alguna vez has configurado una cuenta en una red social, Book Salon no te supondrá ningún problema.

• ¿Y si la conexión a Internet se estropea y no se puede acceder al sistema?

  • Book Salon se puede utilizar en todos los dispositivos, así que si la web de tu portátil se queda atascada, puedes cambiar sin problemas a tu teléfono.

• ¿Qué pasa si los clientes hacen reservas dobles en el calendario?

  • El sistema inteligente de reservas de Book Salon evita automáticamente las reservas duplicadas en el calendario.

• ¿Y si los clientes no pudieran reservar los horarios correctamente en línea?

  • Con Book Salon, los servicios y los servicios adicionales se pueden configurar por empleado/empresario y los tiempos se pueden reservar en consecuencia.

En retrospectiva, Hiusviisikko entiende que sus temores eran en gran medida infundados. La asistencia por chat de Book Salon ayuda a los empresarios mientras utilizan el sistema, y el equipo está muy satisfecho con la rapidez con la que Book Salon les ayuda con cualquier problema del sistema.

"Siempre hemos recibido ayuda y respuestas del servicio de atención al cliente muy rápidamente. Nuestras propuestas de desarrollo también han sido escuchadas y muchas de ellas ya se han implementado", afirma el grupo con satisfacción.

En 2020 Hiusviisikko se convirtió en cliente de Book Salon PRO. Lo más importante es que el cambio de sistemas se realizó por etapas, según lo que convenía a su salón. Primero, se pasó de un calendario en papel a un sistema de reservas electrónico gratuito. Después, la caja registradora y el terminal de pago se actualizaron completamente al sistema electrónico de Book Salon. Ahora, el sistema integral de Book Salon se encarga, por ejemplo, de los informes de caja de todos los empleados de forma automática, y ya no tienen que preocuparse por los errores de escritura en el terminal de pago.

"Ahora los domingos están libres y el tiempo se puede dedicar a las cosas importantes", ¡ellas estan felices!.

Las liquidaciones con tarjeta llegan rápidamente en 2 días directamente a la cuenta de cada empresario. Las reservas telefónicas ya no quitan tiempo a los empresarios, y el salón afirma que el número de llamadas ha disminuido considerablemente.

"Las llamadas a nuestro salón se han reducido en un 70% aproximadamente y el tiempo de atención telefónica es ahora inferior a 10 minutos al día".

Lo mejor de todo es que Hiusviisikko dice que su vida diaria se ha calmado considerablemente al utilizar el sistema Book Salon.

"Estoy mucho más tranquilo estos días, ya que Book Salon automatiza las tareas que consumen tiempo de la vida cotidiana de un empresario”, confiesa un miembro del equipo.

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La guía de cambio está escrita para un empresario que quiere hacer crecer su negocio, buscar ahorros de los sistemas existentes, o aprender más sobre las características de Book Salon y cómo cambiar de sistema. También puedes reservar una demostración gratuita y a distancia. ¿Te gustaría cambiar de un calendario de papel a un sistema de reservas electrónico? Ya puedes empezar hoy mismo.